Bericht van de Raad van toezicht

Binnen mbo-scholen heeft de Raad van Toezicht (RvT) de taak om het intern toezicht uit te oefenen, vooral op het College van Bestuur (CvB). Hiermee wordt bestuur en toezicht gescheiden, en dat is een belangrijk principe van goed bestuur. De RvT heeft verschillende taken, zoals het benoemen van het CvB, goedkeuren van reglementen en begrotingen, toezien op wettelijke verplichtingen en financiële middelen en maatschappelijk meedenken en adviseren over de toekomst en strategie van de instelling. Deze taken en verantwoordelijkheden zijn beschreven in de statuten en het RvT-reglement. In 2023 heeft de RvT haar reglement herzien en aangevuld met haar visie op toezichthouden, welke dient als leidraad voor het handelen en op goede wijze vervullen van haar taak als toezichthouder.

Net als het CvB, onderschrijft de RvT de waarden uit de Code Goed Bestuur MBO 2020. De waarden verantwoordelijkheid, samenwerking, integriteit, openheid en lef zijn de pijlers waarop de RvT samenwerkt, het goede gesprek met elkaar én met het CvB voert, maar deze zijn ook onderdeel van het functioneringskader van het CvB.

De RvT werd in 2023 gevormd door:
- dr. S.P.M. de Waal – voorzitter RvT, voorzitter werkgeverscommissie
- S. Ayranci – vice voorzitter RvT, lid werkgeverscommissie
- drs. A.E. Spreen – lid RvT tot 1 september 2023, voorzitter Commissie O&K tot 1 september 2023
- drs. A. Brienen RA – lid RvT tot 1 september 2023, lid Commissie Financiën tot 1 september 2023
- drs. E.H.J. Kok – lid RvT tot 1 september 2023, voorzitter Commissie Financiën tot 1 september 2023
- dr. L.J.F. Guérin – lid RvT, lid Commissie O&K
- drs. M.T. Otto – lid RvT, voorzitter Commissie Financiën vanaf 1 september 2023
- drs. A. El-Khetabi – lid RvT vanaf 1 september 2023, voorzitter Commissie O&K vanaf 1 september 2023
- F.E. van Kommer – lid RvT vanaf 1 september 2023, lid Commissie Financiën vanaf 1 september 2023

Met deze samenstelling meent de RvT een goede mix te hebben van sekse, leeftijd, werkervaring, maatschappelijke positie, culturele en/of etnische achtergrond. De leden zijn complementair aan elkaar en kunnen zo een goede dialoog voeren, zowel met elkaar als met de leden van het CvB. Vanuit zijn/haar expertise zit elk lid van de raad ook in één van de drie commissie van de raad.
Zie bijlage ‘Nevenfuncties Raad van Toezicht’ voor een overzicht van de nevenfuncties van de RvT-leden.

De RvT heeft in 2023 vijf reguliere vergaderingen gehad en een aparte sessie over de nieuwe strategische koers. Op de reguliere vergaderingen stonden naast de onderwerpen, die voortvloeien uit de statutaire taken of taken zoals bepaald in het bestuursreglement (zoals jaarverslag, jaarrekening, begroting en kwartaalrapportages), ook de volgende inhoudelijke onderwerpen op de agenda:

Strategische Koers 2023-2027
Strategische thema’s, zoals
- Gezond Stedelijk Leven/ Vitaliteit
- Ontwikkeling studentenaantallen en marktaandeel
- Flexibel Onderwijs
- Brand- en Wervingscampagne
- Uitkomsten imago onderzoek
- Ziekteverzuim: cijfers, analyse en acties
- Vlootschouw directie & Leiderschap
- Benchmark analyse 2022 - Studiesucces
- Update aanpak Campus Amersfoort
Relevante interne en externe ontwikkelingen
Werving en selectie RvT-leden
Rapport vierjaarlijks onderzoek Inspectie
Uitvoeringsnotitie 2023 bij het SHP 2020-2030
Strategische verkenning ROC MN

De RvT heeft drie commissies: een Werkgeverscommissie, een Financiële Commissie en een Commissie Onderwijs & Kwaliteit (O&K). De RvT heeft deze subcommissies om intensiever naar inhoudelijke thema’s en aspecten te kijken, de vergaderingen van de RvT voor te bereiden en ook het overleg met de portefeuillehouders binnen het CvB en de organisatie intensiever te kunnen voeren. De commissies adviseren de gehele RvT. Besluiten kunnen alleen in de vergadering van de RvT genomen worden. Bij de vergaderingen van de RvT en de commissies zijn naast de betreffende leden vanuit de raad, de leden van het CvB, de bestuurssecretaris en eventueel andere medewerkers van ROC Midden Nederland aanwezig. Periodiek sluit een vertegenwoordiging van de accountant aan.

De Commissie Financiën is in 2023 5 keer bijeengekomen. Doel van deze Commissie is de RvT te ondersteunen en te adviseren op het terrein van zijn toezicht op de Financiën & Vastgoed. Op de agenda stonden in 2023 de agendapunten:

Voorlopige resultaat 2022
Kwartaal/managementrapportages
Waardering Renteswap /rapport Zanders
Jaarrekening en jaarverslag 2022
Ontwikkeling studentenaantallen en marktaandeel
Kaderbegroting 2024
Verzekeringsportefeuille
Fiscaliteit: Publiek Privaat
Accountantsverslag 2022
Auditplan Deloitte boekjaar 2023
Cedeo klanttevredenheid
Uitvoeringsnotitie + laatste stand Strategisch Huisvestingsplan
Managementletter 2023
ISO certificaat (MvP)
In control scan

Voor alle voorgelegde conceptbesluiten is een positief advies afgegeven aan de voltallige RvT, welke deze heeft goedgekeurd of vastgesteld.

De Commissie O&K is in 2023 4 keer bijeengekomen. Doel van deze Commissie is de RvT te ondersteunen bij zijn werkzaamheden op het gebied van toezicht op en als klankbord voor het CvB en de organisatie omtrent de kwaliteit, de ontwikkeling en de uitvoering van het te verlenen onderwijs. Op de agenda stonden in 2023 de thema’s:

Stagepact
Kwartaalrapportages en uitval rapportages
Definitief rapport vierjaarlijks onderzoek Inspectie plus vervolg
Kwaliteitsagenda/kwaliteitsplan 2024-2027
Jaarverslag – onderdeel kwaliteit
Practoraten en versterking onderzoekend vermogen
Wereldburgerschap
Benchmark analyse 2022 - Studiesucces
Uitkomsten interne audits
Diversiteit en Inclusie
Flexibel Onderwijs (FO)/ Onderwijscatalogus
Digitalisering onderwijs/ AI

De Werkgeverscommissie heeft als doel de RvT te ondersteunen bij zijn werkzaamheden inzake de aanstelling, beoordeling, beloning en ontwikkeling van het bestuur en de bestuursleden en als klankbord hierin voor het CvB te fungeren. In 2023 heeft de Commissie 2 werkgeversgesprekken met de leden van het CvB gevoerd. Tijdens deze gesprekken stond naast het persoonlijk functioneren van de individuele CvB-leden, ook de samenwerking, de bijdrage aan de financiële continuïteit van de organisatie, compliance van wet- en regelgeving en positief oordeel onderwijsinspectie op de agenda. De RvT beoordeelde het CvB, net als voorgaande jaren, positief op al deze criteria. Daarnaast oordeelde de RvT dat ROC Midden Nederland voldoet aan de eisen ten aanzien van de naleving van de branchecode.

De RvT hecht er zeer aan niet alleen in ‘de boardroom’ en ‘vanaf papier’ zijn toezicht- en adviesrollen in te vullen, maar ook door het doen van werkbezoeken. In 2023 heeft de RvT een werkbezoek gebracht aan de Tech Campus Nieuwegein, Campus Amersfoort (Sport College, Techniek College, Gezondheidszorg College) en de dienst Facilitair Bedrijf. Tijdens deze bezoeken gaat de RvT in gesprek met de managers, docenten en studenten. Het CvB is niet aanwezig bij deze bezoeken vanuit de waarden transparantie en vertrouwen.

Naast het doen van werkbezoeken, heeft de RvT ook een aantal keer per jaar overleg met de Ondernemingsraad (OR) en Centrale Studenten Raad (CSR). In 2023 stonden actuele thema’s zoals post-corona-effecten, ontwikkeling studentaantallen, invulling medezeggenschap en bekendheid ROC MN bij potentiële studenten op de agenda. De RvT sluit ook aan bij de ‘Artikel 24’-overleggen die het CvB in het kader van de WOR met de OR voert. Een mooi initiatief van de RvT is dat hij voor de selectie van de nieuwe RvT-leden een commissie heeft samengesteld, waarin naast de leden van de Werkgeverscommissie, ook een CvB-lid, een OR-lid en een CSR-lid plaats hadden. Het voorstel van de selectiecommissie is rechtstreeks voorgelegd aan en goedgekeurd door de voltallige RvT. Alle betrokken waren zeer tevreden over deze aanpak, dus dit zal ook bij een volgende werving/selectie voor de RvT de aanpak zijn. De RvT vindt het feit dat de functie en het werk van de RvT beter bekend worden in de organisatie, een belangrijk nevenresultaat.

De RvT voert in het kader van ‘good governance’ jaarlijks een zelfevaluatie uit. In 2023 heeft de RvT een zelfevaluatie uitgevoerd, waarbij met de aftredende-RvT leden teruggeblikt is op de ontwikkelingen van de afgelopen acht jaar en met de nieuwe leden vooruitgekeken is naar de te verwachten ontwikkelingen. Ook stond de zelfevaluatie in het teken van teamvorming met de nieuwe samenstelling. En er is net als andere jaren geïnventariseerd welke scholingsbehoefte de leden hebben. Enkele individuele leden hebben in dit verband in 2023 een opleiding gedaan. In 2024 zal wederom een zelf-evaluatie met een externe begeleider plaats vinden. Doel is dan te kijken naar de samenstelling van de RvT en hoe de leden elkaar aanvullen en waar aandachtspunten (blinde vlekken) zitten.

Over de bezoldiging van de RvT wordt verantwoord in de jaarrekening, welke met dit verslag een geheel vormt. De RvT kiest er sinds 2019 voor om zijn bezoldiging 25% onder het bezoldigingsmaximum van de WNT vast te stellen.

De RvT heeft in 2023 de volgende formele besluiten genomen:

De RvT heeft goedkeuring verleend aan de Strategie (Strategische Koers 2023-2027) (22 feb 2023)
De RvT heeft het algemene profiel voor leden RvT, met advies van OR en CSR, definitief vastgesteld (22 feb 2023)
De RvT heeft twee nieuwe leden benoemd, met ingang van 1 september 2023, voor de duur van vier jaar: de heer A. El-Khetabi en de heer F.E. van Kommer (20 apr 2023)
De RvT heeft de kaderbegroting 2024 goedgekeurd (20 apr 2023)
De RvT heeft het geïntegreerd jaardocument 2022, inclusief de jaarrekening van Stichting ROC Midden Nederland, goedgekeurd (14 jun 2023)
De RvT heeft decharge verleend aan de 3 vertrekkende leden: mevrouw Spreen, de heer Brienen en de heer Kok (14 jun 2023)
De RvT heeft de heer Otto als voorzitter van de Commissie Financiën benoemd en de heer El-Khetabi als voorzitter van de Commissie O&K (27 okt 2023)
De RvT heeft het Auditplan 2023 goedgekeurd (27 okt 2023)
De RvT heeft goedkeuring verleend aan de Midlife update Vondellaan 174 te Utrecht (27 okt 2023)
De RvT heeft ingestemd met de Uitvoeringsnotitie ‘23 bij het Strategisch huisvestingsplan 2020-2030 (27 okt 2023)
De RvT heeft het Bestuursreglement vastgesteld (13 dec 2023)
De RvT heeft het Reglement Raad van Toezicht vastgesteld (13 dec 2023)
De RvT heeft de heer S. de Waal (voorzitter) en mevrouw S. Ayranci (vice voorzitter) per 1 januari 2024 herbenoemd (13 dec 2023)
De RvT heeft de bezoldiging voor de leden van de Raad van Toezicht voor 2024 vastgesteld op de WNT-norm minus 15% (13 dec 2023)
De RvT heeft besloten de begroting 2024 en meerjarenbegroting 2024-2028 goed te keuren (13 dec 2023)

Terug- en vooruitblik voorzitter Raad van Toezicht
Begin 2023 heeft de RvT zijn goedkeuring verleend aan de nieuwe strategische koers “De makers van de samenleving. Samen op weg naar 2027.” De RvT is content met het eindresultaat en volgt graag de implementatie en borging hiervan. In de loop van 2023 is de RvT samen met het CvB verder in gesprek gegaan over de externe koers. Afgesproken is dat het CvB, als vervolg op het meer intern gerichte traject, een strategische verkenning gaat doen naar de mogelijke en wenselijke positionering van ROC Midden Nederland in de toekomst. De RvT kijkt uit naar de gesprekken met het CvB hierover in 2024 e.v. Daarnaast kijkt de RvT, net als andere jaren, uit naar de nieuwe gesprekken met medewerkers, bijvoorbeeld via de werkbezoeken en de gesprekken met de ondernemingsraad (OR) en de Centrale Studentenraad (CSR). Deze bezoeken en gesprekken bieden de RvT wezenlijke input naast de stukken die geagendeerd worden binnen de vergaderingen van de Commissies en voltallige RvT.

Tot slot vindt de RvT het belangrijk om te benoemen dat de tijd en de economie niet stil staan en dus ook het beroepsonderwijs niet. Belangrijk aandachtspunt van de RvT is steeds het goed borgen van en inspelen op de grote diversiteit van een stads-ROC met bewust een zo open mogelijke toegang voor alle typen studenten als kern van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van een ROC. Dit legt een grote druk op de collega’s, in de eerste plaats diegenen die in direct contact staan met studenten zoals bijvoorbeeld de docenten, en ook op vasthouden van kwaliteit en resultaat, maar de regio Utrecht is niet voor niets de snelst groeiende stedelijke regio in Nederland met tegelijk de meest competitieve economie. Tevens zal de RvT -omdat de strategie nu steeds duidelijker wordt- samen met CvB werken aan goede instrumenten om de voortgang en het succes of eventueel bijstellen van die strategie beter te monitoren en toetsen.

Steven de Waal, voorzitter

Vorige College van bestuur

Volgende Bericht van de Ondernemingsraad